SPECIALE GDPR: come adeguarsi al GDPR in modo automatizzato con Principe PCT
In questa guida SPECIALE n. 19 dedicata a Principe PCT, prodotto informatico della LegaliOnLine vedremo come i programmatori di questa piccola ma grande software house, hanno integrato nel redattore Principe PCT (modulo Utilità) uno strumento per automatizzare l’adeguamento del vostro studio legale al nuovo regolamento sulla privacy (General Data Protection Regulation).
Se ancora non disponete di una copia gratuita di prova di Principe PCT CLICCATE QUI.
I possessori del modulo Utility di PrincipePCT troveranno nell’ultimo aggiornamento tutte le funzionalità riguardanti la PRIVACY. Queste vanno ad aggiungersi a quelle già presenti come: l’app per dispositivi mobili, il controllo sugli esiti dei depositi, l’integrazione delle email, il backup cloud, la stampa unione word e tantissime altre funzioni di cui abbiamo parlato negli articoli precedenti.
Degno di nota è il fatto che non è richiesto un pagamento supplementare (ovviamente se avete già il modulo UTILITY) per usare il pacchetto PRIVACY che vi consentirà l’adeguamento automatizzato dello studio alle nuove regole del GDPR. Al momento della installazione il software vi avviserà che tutte le sue funzionalità sono state adeguate alle nuove disposizioni europee sulla riservatezza.
L’adeguamento avverrà compilando moduli e rispondendo a questionari guidati, studiati e curati dall’Avv. Gianluca SAVINO (Docente Universitario Master “I Nuovi Professionisti Privacy” Università Niccolò Cusano Roma).
Se, invece, non siete ancora in possesso del modulo UTILITY, potrete acquistarlo direttamente da Principe PCT dal menù File >> Manutenzione >> Modulo d’ordine.
Dopo l’aggiornamento, nel modulo UTILITY, apparirà il pulsante ‘Privacy gestione privacy GDPR UE/2016/679’.
Cliccando sul detto pulsante, si aprirà la finestra completamente dedicata alla riservatezza che si compone di n. 3 sotto-pagine:
1) STAMPA MODULI PRECOMPILATI
2) REGISTRO DELLE ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO
3) ALTRI DATI (TITOLARE TRATTAMENTO)
1) STAMPA MODULI PRECOMPILATI
In questa prima sotto-pagina è possibile stampare automaticamente, in base ai dati del nostro studio:
a) LA LETTERA DI INCARICO COLLABORATORI E DIPENDENTI
b) INFORMATIVA COLABORATORI E DIPENDENTI
c) NOMINA RESPONSABILE ESTERNO
d) INFORMATIVA SITO WEB
e) INFORMATIVA CLIENTI
2) REGISTRO DELLE ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO
In questa sotto-pagina è possibile compilare, in ogni sua sezione, il Registro delle attività di trattamento.
Si tratta di un documento molto importante e dal contenuto particolarmente ‘complesso’. Basta leggere l’art. 30 del GDPR per comprenderlo in pieno 1.
Ovviamente per la creazione AUTOMATIZZATA del Registro è opportuno SOLO inserire alcuni dati…
… come nella sezione evidenziata nella foto che segue:
3) ALTRI DATI (TITOLARE TRATTAMENTO)
In questa schermata, invece, sarà necessario indicare i dati dei consulenti esterni che poi il programma utilizzerà nella stampa delle informative e del registro.
Infine, i programmatori di Principe PCT hanno modificato le schede anagrafiche dei singoli clienti.
In particolare hanno aggiunto il pulsante che consente la STAMPA e LA TRASMISSIONE PER EMAIL dell’informativa privacy personalizzata per ogni singolo cliente.
Cliccando sul pulsante STAMPA INFORMATIVA PRIVACY apparirà la schermata con la preview dell’informativa, già impostata e personalizzata con i dati dello studio e del singolo cliente.
Nella finestra di anteprima di stampa basterà, poi, cliccare sul pulsante in alto ‘PDF e invia mail’ per far apparire un’altra finestra di pop up ove precisare l’indirizzo di posta del destinatario dell’informativa e procedere alla spedizione del documento.
Se ancora non disponete di una copia gratuita di prova di Principe PCT CLICCATE QUI
Se avete perso le precedenti puntate, usate i link che seguono:
- N. 19 COME ADEGUARSI SEMPLICEMENTE AL GDPR https://www.iapicca.com/2018/05/28/adeguarsi-al-gdpr-semplicemente-con-principe-pct/
- N. 18 CERCARE L’UDIENZA DI CITAZIONE CON I CARATTERI SPECIALI https://www.iapicca.com/2020/10/26/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-18-cerca-la-prima-udienza-di-citazione-usando-i-caratteri-speciali/
- N. 17 ISCRIVERE UNA CAUSA CON ATTO DI CITAZIONE NOTIFICATO A MEZZO PEC https://www.iapicca.com/2018/03/11/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-17-come-iscrivere-una-causa-contenente-una-citazione-notificata-per-pec/
- N. 16 COME FARE IL BACKUP DEI DATI DI PRINCIPE PCT https://www.iapicca.com/2017/12/08/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-16-come-fare-il-backup-dei-dati/
- N. 15 COME CAMBIARE I PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE DELLA PEC https://www.iapicca.com/2017/12/02/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-15-come-cambiare-i-parametri-della-pec/
- N. 14 COME SOSTITUIRE I CERTIFICATI DI FIRMA SCADUTI O RINNOVATI https://www.iapicca.com/2017/11/25/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-14-come-sostituire-i-certificati-di-firma-scaduti-o-rinnovati/
- N. 13 COME SINCRONIZZARE IL FASCICOLO TELEMATICO CON QUELLO DI STUDIO https://www.iapicca.com/2017/09/24/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-13-come-sincronizzare-il-fascicolo-telematico-con-quello-di-studio/
- N. 12 COME INSTALLARE PRINCIPE SU MAC https://www.iapicca.com/2017/07/02/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-12-come-installare-principe-su-mac/
- N. 11 COME FARE UNA FATTURA ELETTRONICA CON PRINCIPE PCT https://www.iapicca.com/2017/07/02/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-11-come-fare-una-fattura-elettronica/
- N. 10 COME FATTURARE CON PRINCIPE PCT https://www.iapicca.com/2017/05/20/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-10-come-fatturare-con-principepct/
- N. 9 COME CHIEDERE ASSISTENZA REMOTA https://www.iapicca.com/2017/05/04/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-9-come-chiedere-assistenza/
- N. 8 USARE PRINCIPE PCT COME GESTORE DI POSTA CERTIFICATA https://www.iapicca.com/2017/04/29/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-8-usare-principe-come-gestore-di-posta-certificata/
- N. 7 LE UTILITY DA USARE TUTTI I GIORNI https://www.iapicca.com/2017/04/19/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-7-le-utility-per-tutti-i-giorni/
- N. 6 COME DEPOSITARE UNA BUSTA TELEMATICA https://www.iapicca.com/2017/04/04/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-6-deposito-busta-telematica/
- N. 5 COME NOTIFICARE A MEZZO PEC CON PRINCIPE PCT https://www.iapicca.com/2017/03/28/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-5-notifica-a-mezzo-pec/
- N. 4 COME SINCRONIZZARE L’AGENDA DI STUDIO CON GOOGLE CALENDAR https://www.iapicca.com/2017/02/25/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-4-agenda-e-sincronizzazione-con-google-calendar/
- N. 3 COME CREARE FASCICOLI E FALDONI VIRTUALI https://www.iapicca.com/2017/02/17/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-3-creazione-fascicoli-e-faldoni/
- N. 2 COME CONTROLLARE IN AUTOMATICO TUTTI GLI AGGIORNAMENTI DEI REGISTRI POLISWEB https://www.iapicca.com/2017/02/04/recensione-programmi-pct-gratuiti-principe-pct-puntata-2-automazione-controlli-polisweb/
- N. 1 COS’E’ PRINCIPE PCT, COME SI INSTALLA E COSA PUO’ FARE https://www.iapicca.com/2017/01/08/principe-pct-puntata-1-presentazione-ed-installazione/
- 1. Articolo 30
Registri delle attività di trattamento
1. Ogni titolare del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro delle attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità. Tale registro contiene tutte le seguenti informazioni:
a) il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
b) le finalità del trattamento;
c) una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
d) le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;
e) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;
f) ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
g) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 32, paragrafo 1.
2. Ogni responsabile del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro di tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare del trattamento, contenente:
a) il nome e i dati di contatto del responsabile o dei responsabili del trattamento, di ogni titolare del trattamento per conto del quale agisce il responsabile del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento e, ove applicabile, del responsabile della protezione dei dati;
b) le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni titolare del trattamento;
c) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;
d) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 32, paragrafo 1.
3. I registri di cui ai paragrafi 1 e 2 sono tenuti in forma scritta, anche in formato elettronico.
4. Su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e, ove applicabile, il rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento mettono il registro a disposizione dell’autorità di controllo.
5. Gli obblighi di cui ai paragrafi 1 e 2 non si applicano alle imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10.[↩]