Come creare, inviare e conservare gratuitamente una fattura elettronica

fattura elettronica

Come creare, inviare e conservare gratuitamente una fattura elettronica

Usando strumenti gratuiti presenti in rete

Con questa guida vedremo come CREARE (cioè compilare), SPEDIRE (cioè inviare al destinatario) e CONSERVARE (cioè depositare a norma) una fattura elettronica, usando SOLO strumenti GRATUITI presenti in rete.

Come creare gratuitamente una fattura elettronica: Premessa

Non finiremo mai di ringraziare i creatori del sito web www.dirittopratico.it, perché hanno il merito indiscusso di avere realizzato una fonte inesauribile di risorse (TUTTE GRATUITE) per avvocati ed operatori del diritto.
Tra le tante, merita sicuramente menzione quella della FATTURAZIONE ELETTRONICA, cioè una pagina web che ci consente, GRATUITAMENTE, di compilare in formato XML una fattura elettronica accettata sia dalla P.A. che dai sistemi di interscambio.
La risorsa in questione, già utilissima, diventerà anche fondamentale ed indispensabile per tutti noi tra circa un centinaio di giorni, allorquando la fatturazione elettronica sarà obbligatoria (1/1/19 salvo proroghe) pure nei rapporti tra privati (https://www.agendadigitale.eu/documenti/fatturazione-elettronica-tra-privati-quale-futuro-ci-attende/).

Come creare gratuitamente una fattura elettronica: Cosa dovete procurarvi

Per compilare la fattura elettronica con questo strumento gratuito abbiamo bisogno:
1) di una connessione ad internet.
La fattura viene compilata inserendo dati in un form on line ed è indispensabile avere, quindi, una connessione ad internet;
2) della scansione in formato pdf del provvedimento di ammissione al gratuito e del provvedimento di liquidazione del compenso a firma del magistrato (ovvero della scansione del documento che la P.A. abbia eventualmente richiesto per poter fatturare);
3) dei dati dell’ufficio destinatario della fattura (che in mancanza potremo procurarci consultando il sito www.indicepa.gov.it)

Come creare gratuitamente una fattura elettronica: Parte pratica

Sul browser digitiamo l’indirizzo https://fpa.dirittopratico.it.
L’home page del sito precisa immediatamente che potremo compilare la nostra fattura GRATUITAMENTE, senza necessità di installare software o di registrarci o peggio senza dover inserire continuamente fastidiosi ‘captcha’ (cioè lettere o numeri che le pagine web a volte chiedono per assicurarsi che siamo ‘umani’ e non un ‘programma’).
Al termine del procedimento di compilazione, potremo allegare alcuni documenti (es. provvedimento di ammissione o di liquidazione in caso di delibera, oppure la delibera di incarico per le liquidazioni degli enti pubblici, ecc) ed infine scaricare la nostra fattura nel formato di legge (cioè in XML).
Non resta che sottoscriverla digitalmente per poi inviarla al sistema di interscambio nei vari modi consentiti.
Per ultimo, dovremo conservare a norma la fattura (sempre usando strumenti gratuiti).
Ma… andiamo per ordine.
Dalla home page del sito https://fpa.dirittopratico.it, passiamo il puntatore del mouse sulla scritta COSA DEVI FARE?
Apparirà un menu a cascata dal quale selezionare la voce DEVO GENERARE UNA NUOVA FATTURA O NOTA DI CREDITO.
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Si aprirà una nuova pagina ove dovremo inserire, per ottenere una fattura elettronica corretta, tutti i dati (ad esclusione di quelli facoltativi) che il form chiede, cominciando da quelli GENERALI DELLA TRASMISSIONE E DELLO STUDIO.
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In particolare sarà opportuno inserire:
CODICE INVIO: si tratta di un codice alfanumerico di 5 caratteri che identifica in modo univoco il nostro invio al sistema di interscambio.
Di solito coincide con il numero della fattura elettronica.
Per semplificarci la vita e catalogare, nello stesso tempo, in modo intuitivo le nostre fatture elettroniche, possiamo usare un codice solo numerico, ove alle prime due cifre inseriamo le ultime due cifre dell’anno a cui si riferiscono le fatture (es. 18 per 2018, 19 per 2019, e così via) ed alle ultime tre il numero progressivo della fattura elettronica (es. 001 per la prima, 002 per la seconda, 003 per la terza, ecc.).
Se adottiamo questo ‘metodo di numerazione’, la prima fattura avrà il codice 18001 (cioè la fattura n. 001 dell’anno 2018).
IDENTIFICATIVO FISCALE DEL RICHIEDENTE: è il nostro codice fiscale.
TELEFONO TRASMITTENTE: è il numero di telefono fisso dello studio (dato opzionale/facoltativo).
EMAIL TRASMITTENTE: è l’indirizzo email dello studio (dato opzionale/facoltativo).
NOME/DENOMINAZIONE: è il nome del professionista, o il nome dello studio/ditta/società/associazione professionale che emette la fattura.
COGNOME: è il campo ove inserire il cognome (lasciare vuoto in caso di ditta, associazione, società).
INDIRIZZO/CAP/CITTA’/PROVINCIA: compilare con l’indirizzo, cap, città e sigla della provincia.
PARTITA IVA E CODICE FISCALE: compilare inserendo il codice fiscale e la partita IVA.


Poi dovremo inserire (sempre nella stessa pagina) i DATI DELL’UFFICIO DESTINATARIO DELLA FATTURA.
Se sbagliamo qualcosa, in qualsiasi momento, cliccando sull’icona del cestino (v. screenshot che segue), potremo cancellare tutti i dati della sezione UFFICIO DESTINATARIO FATTURA.
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Se mancano alcuni di questi dati potremo usare la banca dati gratuita di INDICE PA, disponibile all’indirizzo www.indicepa.gov.it.
Basta inserire nel form di ricerca la denominazione dell’ufficio destinatario, per ottenere ogni dato (anche fiscale) utile alla compilazione della fattura elettronica, compresi il codice fiscale ed il codice univoco per fatturare.
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Quindi, tornando alla parte del form relativa ai DATI DELL’UFFICIO DESTINATARIO DELLA FATTURA, devono essere compilati i seguenti campi
DENOMINAZIONE: cioè il nome dell’ufficio destinatario della fattura (es. Tribunale di Cosenza).
INDIRIZZO, CAP, CITTA’ E PROVINCIA: l’indirizzo dell’ente, città, cap e sigla provincia.
CODICE FISCALE E CODICE UNIVOCO UFFICIO: se non abbiamo questi dati essenziali, potremo, come già precisato, prelevarli da INDICE PA.
Nella sezione CORPO DEL DOCUMENTO devono essere inseriti tutti i dati contabili della fattura elettronica e quindi:
NUMERO DOCUMENTO: cioè il numero progressivo della fattura elettronica. Se usiamo il ‘metodo’ di cui sopra, il numero della prima fattura sarà 18001 (cioè la fattura 001 del 2018).
TIPO DOCUMENTO: nel nostro caso dovremo selezionare PARCELLA, ma è pure possibile compilare una FATTURA o una NOTA DI CREDITO.
DATA DOCUMENTO: cliccando sul relativo campo apparirà un calendario ove poter comodamente selezionare la data della fattura/parcella. Il formato è quello AAAA – MM – GG (ma, ripeto, basterà cliccare sul giorno nel calendario e la data apparirà automaticamente nel relativo campo).
CAUSALE: è opportuno inserire la motivazione/descrizione della richiesta di fatturazione. Nel nostro caso sarà un ‘COMPENSO LIQUIDATO IN UNA PROCEDURA XXX/2017’ oppure ‘ONORARIO DI CUI ALLA DELIBERA DELL’ENTE X n. YY’
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Il form in questione è curato nei minimi particolari e provvede automaticamente al calcolo immediato dell’IVA, della RITENUTA e del RIMBORSO FORFETARIO (che sono visualizzati subito sotto la colonna del compenso imponibile), proprio per ridurre al minimo gli errori dell’utente.
Infatti dopo avere inserito l’ultimo dato contabile, in automatico la pagina calcolerà gli accessori di legge.
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Non ci resta che inserire i dati per il PAGAMENTO, cioè l’intestazione del CCB ed il relativo codice IBAN (il codice SWIFT/BIC è opzionale, così come i dati relativi ai giorni ed alla data di pagamento che consiglio di lasciare in bianco, salvo diverse disposizioni dell’ente pagatore).
I programmatori di Diritto Pratico hanno pensato proprio a tutto.
Infatti, spuntando la casella PERSONALIZZAZIONI potrete modificare alcuni campi contabili, come l’aliquota previdenziale applicabile, la ritenuta, l’IVA, ecc. Per tale motivo il form si presta pure a generare fatture elettroniche per categorie di professionisti diversi dagli avvocati.
Spuntando la casella DATI AGGIUNTIVI è invece possibile inserire altri dati facoltativi (per esempio l’identificativo dell’incarico o il numero del CUP).
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Infine, non resta che cliccare sul pulsante GENERA IL DOCUMENTO.
PS Se vogliamo che la pagina ricordi i nostri dati per una futura fatturazione (es. coordinate bancarie, codice fiscale e partita IVA, ecc.) basta spuntare la casella RICORDA I MIEI DATI.
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Passiamo alla fase finale della creazione del file XML.
Come sappiamo, il file XML può anche contenere allegati. Ed infatti in questa sezione è possibile allegare file eventualmente richiesti dall’ufficio ricevente. Nel caso della fattura elettronica, molti uffici chiedono la scansione in pdf sia del provvedimento di ammissione al patrocinio che del decreto di liquidazione del giudice.
Cliccando su SCEGLI FILE e compilando il campo che descrive l’allegato potremo inserire nel file XML della fattura elettronica, appunto, questi documenti.
Dopo l’allegazione (comunque eventuale) non ci resta che cliccare su SCARICA LA FATTURA.
Se si spunta la casella RICEVI UNA COPIA DEL DOCUMENTO ALL’INDIRIZZO DI POSTA, oltre a scaricare subito una copia della fattura, ne riceveremo un’altra, sia in XML che in pdf stampabile (sia in pdf ‘breve’ che in pdf ‘completo’ – scaricabili anche a parte cliccando sull’apposito pulsante che apparirà in calce alla pagina), sulla nostra casella di posta. Se spuntiamo la casella n. 2, la nostra fattura elettronica sarà annotata sul pubblico registro delle impronte informatiche di Diritto Pratico (che dà una maggiore garanzia di autenticità al documento).
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Il documento verrà scaricato sul nostro PC in formato XML con la seguente sintassi: CODICEFISCALE_NUMERODOCUMENTO.XML. Nel mio caso, infatti, è PCCMHL74P19H006P_18001.xml
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Non ci resta che sottoscriverlo digitalmente e spedirlo/inviarlo al sistema di interscambio.
Per sottoscriverlo digitalmente potremo usare sia il programma in dotazione al nostro Token USB che DIKE.
Se usiamo il primo, basta trascinare il file sulla scritta ‘firma’, selezionando il tipo di sottoscrizione digitale e mettendo infine il PIN.
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Di solito sottoscrivo il file in CADES (quindi seleziono il formato relativo che genererà un file con estensione P7M). La fattura sottoscritta digitalmente sarà rinominata in PCCMHL74P19H0=6P_18001.xml.P7M

Come SPEDIRE gratuitamente una fattura elettronica: a mezzo PEC

Per recapitare la fattura è opportuno trasmettere il file .xml firmato digitalmente al Sistema di Interscambio.
E’ possibile farlo in due modi:
– via PEC (soluzione più semplice che non richiede alcuna registrazione su Entratel o Fisconline)
– oppure via web sul sito FatturaPA (previa autenticazione con le credenziali Entratel o Fisconline).
Consiglio l’invio a mezzo PEC.
L’indirizzo PEC del destinatario del file .xml firmato è (quando spediamo la fattura per la prima volta) sdi01@pec.fatturapa.it.
L’oggetto del messaggio non è rilevante per il sistema ma potrà essere utile specificarlo (con i riferimenti alla fattura) per l’indicizzazione e l’archiviazione (es. “Invio fattura elettronica nomedelfile.xml”).
Lo screenshot che segue rappresenta un fac simile di invio a mezzo PEC.
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A questo punto riceveremo le ricevute di accettazione e consegna e dopo qualche minuto il messaggio del sistema di interscambio di scarto o corretta consegna alla PA destinataria.
Con il medesimo messaggio il sistema comunicherà anche il nuovo indirizzo PEC per i futuri invii, CHE QUINDI DOVREMO ANNOTARE.

Come CONSERVARE gratuitamente una fattura elettronica

Per conservare la fattura elettronica A NORMA è possibile usare uno strumento offerto GRATUITAMENTE dall’AGENZIA DELLE ENTRATE.
La procedura è descritta in questo articolo Fatture elettroniche: come conservarle gratis con l’Agenzia delle Entrate.

Buon lavoro

About Michele Iapicca 274 Articoli
Ha conseguito la laurea in Giurisprudenza presso l’Università degli Studi di Messina nel 2001. Ha svolto la pratica forense presso lo Studio Legale Provenzano in Cosenza, conseguendo l’abilitazione nel 2003. E' stato premiato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Cosenza, con la Toga d’argento, nell'anno 2004. E’ iscritto all’albo dei Conciliatori presso la Camera di Commercio di Cosenza ed è attualmente Conciliatore presso lo stesso Ente. E’, altresì, iscritto nell’albo degli Arbitri presso la Camera Arbitrale ‘C. Mortati’ della CCIAA di Cosenza. Il suo nominativo è presente sia nell’albo dei difensori di ufficio che in quello del gratuito patrocinio per i non abbienti (nella sezione diritto civile). Si occupa prevalentemente di diritto civile, fallimentare, separazioni e divorzi, appalti, infortunistica in generale, recupero crediti ed esecuzioni, diritto tributario, consulenza specialistica ad imprese.