Adeguarsi al GDPR semplicemente… con Principe PCT

Adeguarsi al GDPR

[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 18

SPECIALE GDPR: come adeguarsi al GDPR in modo automatizzato con Principe PCT

In questa guida SPECIALE n. 18 dedicata a Principe PCT, prodotto informatico della LegaliOnLine vedremo come i programmatori di questa piccola ma grande software house, hanno integrato nel redattore Principe PCT (modulo Utilità) uno strumento per automatizzare l’adeguamento del vostro studio legale al nuovo regolamento sulla privacy (General Data Protection Regulation).


Se ancora non disponete di una copia gratuita di prova di Principe PCT CLICCATE QUI.
I possessori del modulo Utility di PrincipePCT troveranno nell’ultimo aggiornamento tutte le funzionalità riguardanti la PRIVACY. Queste vanno ad aggiungersi a quelle già presenti come: l’app per dispositivi mobili, il controllo sugli esiti dei depositi, l’integrazione delle email, il backup cloud, la stampa unione word e tantissime altre funzioni di cui abbiamo parlato negli articoli precedenti.
Degno di nota è il fatto che non è richiesto un pagamento supplementare (ovviamente se avete già il modulo UTILITY) per usare il pacchetto PRIVACY che vi consentirà l’adeguamento automatizzato dello studio alle nuove regole del GDPR. Al momento della installazione il software vi avviserà che tutte le sue funzionalità sono state adeguate alle nuove disposizioni europee sulla riservatezza.
Adeguarsi al GDPR

L’adeguamento avverrà compilando moduli e rispondendo a questionari guidati, studiati e curati dall’Avv. Gianluca SAVINO (Docente Universitario Master “I Nuovi Professionisti Privacy” Università Niccolò Cusano Roma).
Se, invece, non siete ancora in possesso del modulo UTILITY, potrete acquistarlo direttamente da Principe PCT dal menù File >> Manutenzione >> Modulo d’ordine.

Dopo l’aggiornamento, nel modulo UTILITY, apparirà il pulsante ‘Privacy gestione privacy GDPR UE/2016/679’.
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Cliccando sul detto pulsante, si aprirà la finestra completamente dedicata alla riservatezza che si compone di n. 3 sotto-pagine:
1) STAMPA MODULI PRECOMPILATI
2) REGISTRO DELLE ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO
3) ALTRI DATI (TITOLARE TRATTAMENTO)

1) STAMPA MODULI PRECOMPILATI
In questa prima sotto-pagina è possibile stampare automaticamente, in base ai dati del nostro studio:
a) LA LETTERA DI INCARICO COLLABORATORI E DIPENDENTI
b) INFORMATIVA COLABORATORI E DIPENDENTI
c) NOMINA RESPONSABILE ESTERNO
d) INFORMATIVA SITO WEB
e) INFORMATIVA CLIENTI
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2) REGISTRO DELLE ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO
In questa sotto-pagina è possibile compilare, in ogni sua sezione, il Registro delle attività di trattamento.
Si tratta di un documento molto importante e dal contenuto particolarmente ‘complesso’. Basta leggere l’art. 30 del GDPR per comprenderlo in pieno 1.

Ovviamente per la creazione AUTOMATIZZATA del Registro è opportuno SOLO inserire alcuni dati…
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… come nella sezione evidenziata nella foto che segue:
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3) ALTRI DATI (TITOLARE TRATTAMENTO)
In questa schermata, invece, sarà necessario indicare i dati dei consulenti esterni che poi il programma utilizzerà nella stampa delle informative e del registro.
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Infine, i programmatori di Principe PCT hanno modificato le schede anagrafiche dei singoli clienti.
In particolare hanno aggiunto il pulsante che consente la STAMPA e LA TRASMISSIONE PER EMAIL dell’informativa privacy personalizzata per ogni singolo cliente.
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Cliccando sul pulsante STAMPA INFORMATIVA PRIVACY apparirà la schermata con la preview dell’informativa, già impostata e personalizzata con i dati dello studio e del singolo cliente.
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Nella finestra di anteprima di stampa basterà, poi, cliccare sul pulsante in alto ‘PDF e invia mail’ per far apparire un’altra finestra di pop up ove precisare l’indirizzo di posta del destinatario dell’informativa e procedere alla spedizione del documento.
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Se invece avete perso le precedenti puntate, usate i link che seguono:
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 1: presentazione ed installazione.
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 2: automazione controlli polisweb
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 3: creazione fascicoli e faldoni
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 4: agenda e sincronizzazione con Google calendar
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 5: notifica a mezzo PEC
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 6: deposito busta telematica
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 7: le utility per tutti i giorni
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 8: usare Principe come gestore di posta certificata
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 9: come chiedere assistenza
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 10: come fatturare con PrincipePCT
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 11: come fare una fattura elettronica
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 12: come installare Principe su MAC
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 13: Come sincronizzare il fascicolo telematico con quello di studio
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 14: Come sostituire i certificati di firma scaduti o rinnovati
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 15: Come cambiare i parametri della PEC
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 16: Come fare il backup dei dati
[Recensione programmi PCT gratuiti] Principe PCT – puntata 17: Come iscrivere una causa contenente una citazione notificata per PEC


NOTE:
  1. Articolo 30

    Registri delle attività di trattamento

    1. Ogni titolare del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro delle attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità. Tale registro contiene tutte le seguenti informazioni:

    a) il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;

    b) le finalità del trattamento;

    c) una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;

    d) le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;

    e) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;

    f) ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;

    g) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 32, paragrafo 1.

    2. Ogni responsabile del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro di tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare del trattamento, contenente:

    a) il nome e i dati di contatto del responsabile o dei responsabili del trattamento, di ogni titolare del trattamento per conto del quale agisce il responsabile del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento e, ove applicabile, del responsabile della protezione dei dati;

    b) le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni titolare del trattamento;

    c) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;

    d) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 32, paragrafo 1.

    3. I registri di cui ai paragrafi 1 e 2 sono tenuti in forma scritta, anche in formato elettronico.

    4. Su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e, ove applicabile, il rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento mettono il registro a disposizione dell’autorità di controllo.

    5. Gli obblighi di cui ai paragrafi 1 e 2 non si applicano alle imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10.

About Michele Iapicca 274 Articoli
Ha conseguito la laurea in Giurisprudenza presso l’Università degli Studi di Messina nel 2001. Ha svolto la pratica forense presso lo Studio Legale Provenzano in Cosenza, conseguendo l’abilitazione nel 2003. E' stato premiato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Cosenza, con la Toga d’argento, nell'anno 2004. E’ iscritto all’albo dei Conciliatori presso la Camera di Commercio di Cosenza ed è attualmente Conciliatore presso lo stesso Ente. E’, altresì, iscritto nell’albo degli Arbitri presso la Camera Arbitrale ‘C. Mortati’ della CCIAA di Cosenza. Il suo nominativo è presente sia nell’albo dei difensori di ufficio che in quello del gratuito patrocinio per i non abbienti (nella sezione diritto civile). Si occupa prevalentemente di diritto civile, fallimentare, separazioni e divorzi, appalti, infortunistica in generale, recupero crediti ed esecuzioni, diritto tributario, consulenza specialistica ad imprese.