Pubblicato il Decreto del 28/12/15: dal 9 gennaio sarà possibile notificare in proprio a mezzo PEC un documento informatico estratto per scansione attestandone la conformità su documento separato.

Pubblicato il Decreto del 28/12/15

Dal 9/1/2016 sarà possibile notificare in proprio a mezzo PEC un documento informatico anche estratto per immagine (scansione) attestandone la conformità su documento separato (quindi sulla relata).

Finalmente, con la Gazzetta Ufficiale serie speciale del 07/01/2016 n. 4 (clicca qui per vedere il sommario della Gazzetta ufficiale con il link al provvedimento integrale) è stato pubblicato il DECRETO del 28 dicembre 2015 riguardante ‘Modifiche alle specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto 21 febbraio 2011, n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24‘.

Il provvedimento in questione era particolarmente atteso da tutti gli operatori del settore (specialmente dai Colleghi Avvocati) lasciati letteralmente nel panico dall’enorme vuoto creatosi in seguito alla entrata in vigore dell’art. 16 undecies 1 del DL 179 del 18 ottobre 2012, convertito con modificazioni dalla L. 212 del 17 dicembre 2012 (per la verità l’art. 16 undecies è stato introdotto con il DL 27/6/15 n. 83, convertito dalla L. 132 del 6/8/15) ed in modo particolare dal comma III del detto articolo che, per come noto, consentiva l’apposizione della c.d. attestazione di conformita’ di una copia informatica anche estratta per immagine (scansione) su documento separato, esclusivamente secondo le modalità sancite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati (DGSIA) del Ministero della giustizia (che fino a ieri mancavano).

Lo stesso articolo continuava affermando che ‘Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione‘ con ciò rendendo praticamente impossibile (o fortemente sconsigliato per le conseguenze di nullità o peggio di inesistenza del procedimento di notificazione che ne sarebbero derivate), l’apposizione della attestazione di conformità sulla relata (poiché documento separato) proprio per la mancanza delle specifiche tecniche DGSIA.

Questo ‘buio’, ovviamente, esiste a far data dalla entrata in vigore del DL 83/15 – conv. L. 132/15 che ha introdotto l’art. 16 undecies. Prima del DL 83, infatti, la notifica era consentita con il rispetto dei precetti di cui al DPCM 13/11/14 (v. http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/01/12/15A00107/sg).

Tra le modifiche introdotte dal cennato DL v’è pure quella relativa alle modalità di attestazione della conformità di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico – quindi IN ORIGINE CARTACEO, da eseguirsi nello stesso documento informatico secondo quanto stabilito dagli artt. 16 decies e 16 undecies comma I e II del DL 179, di cui ci siamo già occupati (v. articolo esplicativo http://www.iapicca.com/2015/09/12/come-attestare-la-conformita-di-un-atto-cartaceo-digitalizzato-usando-acrobat-ex-art-16-decies-dl-17912/).

Il decreto del 28 dicembre 2015 di fatto ‘riaccende la luce’ e consente nuovamente di eseguire notifiche a mezzo PEC di copie informatiche anche estratte per immagine (scansione), previa attestazione di conformità da redigere su separato documento informatico, secondo le modalità appresso indicate.

Il DECRETO del 28/12/15

Il DM 28/12/15 si compone di soli due articoli che di seguito esamineremo nel dettaglio.

Cominciamo dall’ultimo articolo, che sancisce l’entrata in vigore delle procedure di attestazione, a far data dal giorno successivo alla pubblicazione nell’area pubblica del portale dei servizi telematici, avvenuta OGGI 8/1/16. La norma, quindi, si applica da DOMANI 9/1/16.

Il primo articolo 2 nella parte iniziale, sostanzialmente apporta modificazioni alle specifiche tecniche DGSIA del 16 aprile 2014 (provvedimento recante “Specifiche tecniche previste dall’articolo 34, comma 1 del decreto del Ministro della giustizia in data 21 febbraio 2011 n. 44, recante regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010, n. 24. “ —> scaricabile qui), ed in particolare aggiunge all’art. 2 comma 1 del provvedimento citato, le definizioni di:
IMPRONTA («cc) impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione di una opportuna funzione di hash);
– e di FUNZIONE DI HASH (dd) funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da un documento informatico, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire il documento informatico originario e generare impronte uguali a partire da documenti informatici differenti.»).

Aggiunge, ancora, all’art. 14 del provvedimento del 16/4/14, il comma XI che precisa le modalità di conservazione della busta telematica, rese sostanzialmente identiche a quelle di conservazione (art. 11 provvedimento 16/4/14) del fascicolo telematico.

La modifica più importante, però, è sicuramente quella di cui al comma III, che aggiunge al provvedimento il nuovo art. 19 ter, rubricato ‘Modalita’ dell’attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato‘.

L’ART. 19 TER E LE DIVERSE MODALITA’ DI ATTESTAZIONE DELLA CONFORMITA’ DI UN DOCUMENTO INFORMATICO

L’articolo in questione, al comma I, stabilisce che ‘Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’art. 16-undecies del DL 179/12 conv. Le 212/12, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonchè il relativo nome del file.
Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’art. 12, comma 2
‘.

Il secondo comma afferma che ‘Se la copia informatica e’ destinata ad essere depositata secondo le regole tecniche previste dall’art. 4 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito con modificazioni dalla legge 22 febbraio 2010, n. 24, il documento informatico contenente l’attestazione e’ inserito come allegato nella “busta telematica” di cui all’art. 14; i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, nonche’ del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’art. 12, comma 1, lettera e’.

Il comma III si riferisce invece al caso della notifica in proprio a mezzo PEC, stabilendo che ‘Se la copia informatica e’ destinata ad essere notificata ai sensi dell’art. 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, gli elementi indicati al primo comma, sono inseriti nella relazione di notificazione’.

Il comma IV contempla, pure, l’ipotesi di trasmissione diversa da quella di cui alla busta telematica ed alla notifica in proprio ex art. 3 bis L. 53/94, stabilendo che ‘Nelle ipotesi diverse dai commi 2 e 3, se la copia informatica e’ destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione di cui al primo comma e’ inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata‘.

I casi residuali, sono fatti salvi dal V° comma, che dispone, in ogni altra ipotesi, l’apposizione della attestazione di conformita’ ‘in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma, l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformita’ e il riferimento temporale di cui all’art. 4 comma 3 del DPCM 13/11/2014. Il documento informatico contenente l’attestazione e’ sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta del documento puo’ essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformita’ e’ inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilita’ del suo contenuto’.

L’ultimo comma (il VI°) consente l’apposizione della ‘attestazione di conformita’ anche con riferimento ‘a piu’ documenti informatici’.

ESEMPI PRATICI

1) ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’ SU DOCUMENTO SEPARATO.
Il comma 1 dell’art. 19 ter consentirà la creazione di una attestazione di conformità semplificata, non soggetta, cioè, alle più gravose prescrizioni del DPCM 13/11/14 (art. 4 del DPCM – uso di impronta HASH e indicazione del RIFERIMENTO TEMPORALE – oggi previsti solo per i casi di cui al comma V dell’art. 19 ter)
Basterà:
A) creare un documento informatico NATIVO
E’ possibile usare ogni tipo di programma di videoscrittura (ad esempio word, open office, word pro, ecc).
E’ opportuno, in altri termini, creare l’attestazione in un file digitale e NON SCANSIONARE una preesistente attestazione cartacea!
Il file dovrà contenere del testo, e in particolare una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità, con la precisazione del nome del file che si andrà a dichiarare come conforme.
Un esempio di certificazione potrebbe essere il seguente:

Io sottoscritto Avv. Tizio, ai sensi dell’art. 16 undecies comma 3 del DL. 179/12,
ATTESTO
che la copia informatica del file [INSERIRE NOME ed ESTENSIONE, ad esempio decretoconformulaesecutivaMevio.pdf] è conforme al documento analogico estratto dal [INSERIRE TIPO DI ATTO, ad esempio: ricorso n. 123/15 RG con pedissequo decreto ingiuntivo n. 456/15, emesso dal Trib di Roma il _______].
Luogo, data. Avv. Tizio

B) trasformare il documento word/open office nel formato PDF.
L’operazione può essere eseguita direttamente da Word, salvando il file ‘con nome’ e selezionando nel campo ‘SALVA COME’ l’estensione PDF (v. figura che segue freccia rossa)
attestazione001.

Ovviamente dobbiamo aver cura di assicurare al PDF il rispetto degli standard PDF/A, selezionando la ‘conformità a ISO 19005-1 (PDF/A)’, nella sezione OPZIONI della maschera di salvataggio del file (v. immagine che segue freccia rosa), che apparirà dopo avere selezionato nel campo ‘SALVA COME’ il formato PDF.
attestazione002

C) sottoscrivere digitalmente il PDF con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’art. 12, comma 2 del Provvedimento DGSIA del 16/4/14. In altri termini è consentito l’uso di formato di firma PAdES-BES (o PAdES Part 3) oltre a quello CAdES-BES di cui alle previgenti specifiche tecniche del 2011. Per intenderci, tralasciando per un attimo le differenze tecniche tra i due formati, la firma PAdES lascia inalterata l’estensione del file (che resta .PDF), mentre quella CAdES, genera un nuovo file con estensione .PDF.P7M.
E’ possibile sottoscrivere il PDF usando il programma in dotazione al token di firma (ad esempio ARUBAKEY).
Inserendo il token in una porta USB del PC, dovrebbe avviarsi automaticamente il programma autorun.exe; in caso contrario cliccare sul file autorun.exe presente nella directory principale del token usb (v. immagine – freccia rossa). Per firmare il documento, cliccare su FIRMA (freccia rosa).
attestazione004

Dopo avere selezionato il file da firmare, si aprirà la maschera per la scelta della tipologia di firma.
E’ possibile selezionare dal menu a tendina ‘TIPOLOGIA DI FIRMA’ sia il formato CAdES che quello PAdES (v. immagine sotto).
A questo punto basta inserire il PIN e confermare l’operazione per ottenere il file firmato.
attestazione005

E’ possibile firmare in PAdES anche con il lettore ADOBE ACROBAT, seguendo la procedura già descritta nell’ultima parte di questo articolo —> http://www.iapicca.com/2015/09/12/come-attestare-la-conformita-di-un-atto-cartaceo-digitalizzato-usando-acrobat-ex-art-16-decies-dl-17912/, previa configurazione del lettore ACROBAT seguendo le indicazioni preziosissime del Collega Fabio Salomone —> https://avvocatotelematico.files.wordpress.com/2015/02/abilitazione-della-firma-digitale-in-acrobat-reader-e-acrobat-pro.pdf

Ai sensi dello stesso art. 19 ter (comma 6) è possibile che la procedura sia riferita anche a più documenti informatici… in altri termini, con una sola certificazione è possibile attestare la conformità di più files (si pensi alla conformità dei documenti a corredo di un pignoramento presso terzi, dichiarabile con un solo atto – ex artt. 518 – 543 e 557 cpc – e non con attestazioni da apporre in ogni singolo file)!!!

2) ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’ SULLA RELATA DI NOTIFICA, IN CASO DI NOTIFICA IN PROPRIO A MEZZO PEC.

A) sempre con un programma di videoscrittura è opportuno predisporre la relata di notifica, indicando tutti i requisiti di cui all’art. 3 bis della Legge 53/95.

B) sempre nel medesimo file, dopo la relata di notifica, inserire l’attestazione di conformità.

Un esempio di relata per notifica a mezzo PEC con attestazione di conformità potrebbe essere il seguente:

Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994.
Io sottoscritto Avv. Tizio, mediante l’indirizzo di posta elettronica certificata avv.tizio@pec.it regolarmente iscritto nel Reginde, nella qualità di difensore di Mevio, nel giudizio n. XXXX
NOTIFICO
in formato pdf (ovvero p7m) a firma digitale, gli allegati atti giudiziari, consistenti in:
– ricorsolavoroMevio.pdf (oppure .p7m) contenenti il ricorso introduttivo del giudizio n. XXX RGAC pendente presso il Tribunale di Roma, Giudice Dr. x, con pedissequo provvedimento di fissazione dell’udienza di comparizione parti
A
– CAIO S.r.l. con sede legale in Roma, alla via Tattia 8 c.f. 02146270448, in persona del legale rapp.te p.t., trasmettendo i file atti sopra elencati al seguente indirizzo di posta elettronica certificata CAIOSRL@PEC.IT reperito dal pubblico elenco del Registro delle Imprese – Camera di Commercio di Roma

ATTESTO
ai sensi degli artt. 16 decies e 16 undecies comma 3 del DL. 179/12, che la copia informatica dei files sopra elencati è conforme all’originale analogico (o alla copia conforme analogica) del [ricorso con pedissequo decreto] dal quale è estratta.
La presente relazione di notifica, così come i files trasmessi, viene riprodotta anche in forma digitale, sottoscritta digitalmente dall’Avv. Tizio nato a Paperopoli il 19/9/74 con studio in Roma alla via Cesare 15, PEC avv.tizio@pec.com, con il nome di relatadinotifica.pdf (ovvero .p7m), nonché notificata a mezzo PEC contestualmente ai files sopra elencati.

C) salvare il file in formato PDF secondo la procedura di cui sopra.

D) sottoscrivere digitalmente il file PDF sempre seguendo le indicazioni di cui sopra

E) preparare il messaggio PEC con oggetto ‘Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994′, allegandovi il file da notificare e la relata con attestazione

In bocca al lupo!



 

  1. Art. 16-undecies DL 179/14.

    (( (Modalita’ dell’attestazione di conformita’) ))

    ((1. Quando l’attestazione di conformita’ prevista dalle
    disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e
    dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia
    analogica, l’attestazione stessa e’ apposta in calce o a margine
    della copia o su foglio separato, che sia pero’ congiunto
    materialmente alla medesima.
    2. Quando l’attestazione di conformita’ si riferisce ad una copia
    informatica, l’attestazione stessa e’ apposta nel medesimo documento
    informatico.
    3. Nel caso previsto dal comma 2, l’attestazione di conformita’
    puo’ alternativamente essere apposta su un documento informatico
    separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo
    esclusivamente secondo le modalita’ stabilite nelle specifiche
    tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi
    automatizzati del Ministero della giustizia. Se la copia informatica
    e’ destinata alla notifica, l’attestazione di conformita’ e’ inserita
    nella relazione di notificazione.
    3-bis. I soggetti di cui all’articolo 16-decies, comma 1, che
    compiono le attestazioni di conformita’ previste dalle disposizioni
    della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge
    21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni
    effetto.))

  2. Art. 1 Al provvedimento del 16 aprile 2014 del responsabile per i sistemi
    informativi automatizzati del Ministero della giustizia, recante
    «Specifiche tecniche previste dall’art. 34, comma 1, del decreto del
    Ministro della giustizia del 21 febbraio 2011 n. 44», sono apportate
    le seguenti modificazioni:
    1. All’art. 2, comma 1, sono aggiunti i seguenti punti:
    «cc) impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
    predefinita generata mediante l’applicazione di una opportuna
    funzione di hash.
    dd) funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire
    da un documento informatico, una impronta in modo tale che risulti di
    fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire il documento
    informatico originario e generare impronte uguali a partire da
    documenti informatici differenti.».
    2. All’art. 14 e’ aggiunto il seguente comma:
    «11. La busta telematica e’ conservata nel sistema documentale di
    cui all’art. 11 comma 2.».
    3. Dopo l’art. 19-bis e’ aggiunto il seguente articolo:
    «Art. 19-ter (Modalita’ dell’attestazione di conformita’ apposta
    su un documento informatico separato). – 1. Quando si deve procedere
    ad attestare la conformita’ di una copia informatica, anche per
    immagine, ai sensi del terzo comma dell’art. 16-undecies del
    decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni
    dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione e’ inserita in
    un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica
    descrizione del documento di cui si sta attestando la conformita’
    nonche’ il relativo nome del file. Il documento informatico
    contenente l’attestazione e’ sottoscritto dal soggetto che compie
    l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata
    secondo quanto previsto all’art. 12, comma 2.
    2. Se la copia informatica e’ destinata ad essere depositata
    secondo le regole tecniche previste dall’art. 4 del decreto-legge 29
    dicembre 2009, n. 193, convertito con modificazioni dalla legge 22
    febbraio 2010, n. 24, il documento informatico contenente
    l’attestazione e’ inserito come allegato nella “busta telematica” di
    cui all’art. 14; i dati identificativi del documento informatico
    contenente l’attestazione, nonche’ del documento cui essa si
    riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’art.
    12, comma 1, lettera e.
    3. Se la copia informatica e’ destinata ad essere notificata ai
    sensi dell’art. 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, gli
    elementi indicati al primo comma, sono inseriti nella relazione di
    notificazione.
    4. Nelle ipotesi diverse dai commi 2 e 3, se la copia
    informatica e’ destinata ad essere trasmessa tramite posta
    elettronica certificata, l’attestazione di cui al primo comma e’
    inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata.
    5. In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformita’ e’
    inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i
    medesimi elementi di cui al primo comma, l’impronta del documento
    informatico di cui si sta attestando la conformita’ e il riferimento
    temporale di cui all’art. 4 comma 3 del decreto del Presidente del
    Consiglio dei ministri 13 novembre 2014. Il documento informatico
    contenente l’attestazione e’ sottoscritto dal soggetto che compie
    l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata.
    L’impronta del documento puo’ essere omessa in tutte le ipotesi in
    cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformita’
    e’ inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una
    struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilita’ del suo
    contenuto.
    6. L’attestazione di conformita’ di cui ai commi precedenti
    puo’ anche riferirsi a piu’ documenti informatici.».
About Michele Iapicca 247 Articoli
Ha conseguito la laurea in Giurisprudenza presso l’Università degli Studi di Messina nel 2001. Ha svolto la pratica forense presso lo Studio Legale Provenzano in Cosenza, conseguendo l’abilitazione nel 2003. E' stato premiato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Cosenza, con la Toga d’argento, nell'anno 2004. E’ iscritto all’albo dei Conciliatori presso la Camera di Commercio di Cosenza ed è attualmente Conciliatore presso lo stesso Ente. E’, altresì, iscritto nell’albo degli Arbitri presso la Camera Arbitrale ‘C. Mortati’ della CCIAA di Cosenza. Il suo nominativo è presente sia nell’albo dei difensori di ufficio che in quello del gratuito patrocinio per i non abbienti (nella sezione diritto civile). Si occupa prevalentemente di diritto civile, fallimentare, separazioni e divorzi, appalti, infortunistica in generale, recupero crediti ed esecuzioni, diritto tributario, consulenza specialistica ad imprese.